4、严格的信息传播流程控制
(1).通过IRM技术,严格限制机密信息的扩散。
a.禁止转发或打印机密邮件的信息
b.特定部门的人员才可以看到文档的信息
c.限定文档的阅读时限,规划电子信息的生存周期
d.限定文档和信息生存的物理范围
e.对Office 2003之前版本的用户提供支持
IRM即信息管理服务,是Office的一个免费的组件,在企业的域环境下IT人员通过IRM就可以非常容易地对信息的传播流程进行控制。在企业中高级管理人员往往具有更高的权限,但他们往往不是IT人员。我们假设当他打开某个机密文档,然后出去了,那么如果某人进来了,想打印或者复制文件怎么办?企业的IT人员就可以通过IRM进行权限设置,设置文档的包括打印、复制等权限。同时还可以设置文档的过期时间,这样当文件过期后,就不能打开。更加神奇的是可以设置文档生存的物理范围,即在什么环境下可以打开,超出这个环境就无法打开,这是因为文档的打开要通过特定域的验证。这样企业IT人员就可以非常有效地控制信息传播的流程,杜绝信息的泄密。
(2).通过在文档或邮件中加入数字签名,保证文档和信息的可靠性,实现成功的信息交换。
IT人员可以在文档或者电子邮件中加入数字签名,然后把这个签名分发给授权的用户,这样只有拥有该数字签名的员工才能打开该文档或邮件,很好地保护了信息的安全。
总结:Office可不仅仅是个文件处理软件,它的给我们提供了很多非常实用的“免费午餐”,利用它就可以非常有效地加固企业的信息安全,并且不需要额外的投入。IT人员,我们何乐而不为呢?
IT专家网原创文章,未经许可,严禁转载!

