4、严格的信息传播流程控制
(1).通过IRM技术，严格限制机密信息的扩散。
a.禁止转发或打印机密邮件的信息
b.特定部门的人员才可以看到文档的信息
c.限定文档的阅读时限，规划电子信息的生存周期
d.限定文档和信息生存的物理范围
e.对Office 2003之前版本的用户提供支持
IRM即信息管理服务，是Office的一个免费的组件，在企业的域环境下IT人员通过IRM就可以非常容易地对信息的传播流程进行控制。在企业中高级管理人员往往具有更高的权限，但他们往往不是IT人员。我们假设当他打开某个机密文档，然后出去了，那么如果某人进来了，想打印或者复制文件怎么办?企业的IT人员就可以通过IRM进行权限设置，设置文档的包括打印、复制等权限。同时还可以设置文档的过期时间，这样当文件过期后，就不能打开。更加神奇的是可以设置文档生存的物理范围，即在什么环境下可以打开，超出这个环境就无法打开，这是因为文档的打开要通过特定域的验证。这样企业IT人员就可以非常有效地控制信息传播的流程，杜绝信息的泄密。
(2).通过在文档或邮件中加入数字签名，保证文档和信息的可靠性，实现成功的信息交换。
IT人员可以在文档或者电子邮件中加入数字签名，然后把这个签名分发给授权的用户，这样只有拥有该数字签名的员工才能打开该文档或邮件，很好地保护了信息的安全。
总结：Office可不仅仅是个文件处理软件，它的给我们提供了很多非常实用的“免费午餐”，利用它就可以非常有效地加固企业的信息安全，并且不需要额外的投入。IT人员，我们何乐而不为呢?
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